So geht’s: Kurzarbeit anzeigen und abrechnen

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Kathleen Wieczorek, Chefin der Agentur für Arbeit Bad Oldesloe. Foto: hfr

Herzogtum Lauenburg (pm). Seit Anfang März haben über 2.100 Betriebe aus dem Kreis Stormarn und 1.300 aus dem Kreis Herzogtum Lauenburg Kurzarbeit angemeldet. Viele nutzen die Kurzarbeit zum ersten Mal. Die Agentur für Arbeit erwartet jetzt eine Zunahme der Abrechnungen aus den Unternehmen für die in den vergangenen Wochen ausgefallenen Arbeitsstunden. Kathleen Wieczorek, Chefin der Agentur für Arbeit Bad Oldesloe, fasst noch einmal die wichtigsten Aspekte zur Anzeige und Abrechnung von Kurzarbeit zusammen.

Wenn ich als Betrieb noch nie zuvor Kurzarbeit angemeldet habe, wo und wie kann ich mich zu dem Thema informieren?

Kathleen Wieczorek: Auf unser Internetseite www.arbeitsagentur.de findet sich der Einstieg zu allen Informationen rund um das Thema Kurzarbeit gleich auf der Startseite. Hier finden Betriebe über den Direkteinstieg „Kurzarbeit: Informationen für Unternehmen“ allgemeine Informationen, eine FAQ mit den wichtigsten Fragen und Antworten sowie Erklär-Videos, die beschreiben, was Kurzarbeit ist, wie Kurzarbeit über unsere eServices online angezeigt und anschließend abgerechnet werden kann. Auch lassen sich hier in einem Download-Bereich alle für die Kurzarbeit erforderlichen Vordrucke herunterladen.

Wie läuft Kurzarbeit grundsätzlich ab?

Wieczorek: Bei der Kurzarbeit gibt es zwei Schritte. Schritt eins ist die Anzeige des erwarteten Arbeitsausfalls vor Beginn einer Kurzarbeit. Schritt zwei ist dann der Antrag mit der nachträglichen Abrechnung des Kurzarbeitergeldes.

Was bedeutet Schritt eins, die Anzeige?

Wieczorek: Kurzarbeit muss der Agentur für Arbeit im Vorwege angezeigt werden. Wir prüfen anhand der Anzeige, ob grundsätzlich die Fördervoraussetzungen erfüllt sind. Liegen diese vor, erhält der Betrieb einen entsprechenden Bescheid. Wichtig zu wissen: Die Anzeige allein löst noch keine Zahlung von Kurzarbeitergeld aus. Sie ist aber die Voraussetzung, um anschließend Kurzarbeitergeld abrechnen zu können.

Wie läuft das dann aber mit dem Kurzarbeitergeld?

Wieczorek: Der Betrieb überweist das Kurzarbeitergeld zunächst mit dem übrigen Monatslohn an die Beschäftigten, tritt also in Vorleistung. Danach reicht er bei uns mit dem Antrag auf Kurzarbeit eine Abrechnung ein. Kurzarbeit wird immer rückwirkend, also nach einem Monat, in dem kurzgearbeitet wurde, abgerechnet. Um die Unterlagen einzureichen, hat der Arbeitgeber drei Monate Zeit. Abrechnungen für den März müssen zum Beispiel bis spätestens Ende Juni eingereicht werden. Erst wenn wir Antrag und Abrechnung vorliegen haben, können wir das Kurzarbeitergeld an den Betrieb auszahlen.

Was kann ein Betrieb machen, um möglichst schnell das vorgeleistete Kurzarbeitergeld erstattet zu bekommen?

Wieczorek: Wichtig ist zunächst, dass der Betrieb überhaupt Kurzarbeit angezeigt hat, wir die Anzeige geprüft und Kurzarbeit bewilligt haben. Die Anzeige auf Kurzarbeit muss in dem Monat bei uns eingehen, in dem die Kurzarbeit beginnt. Teilweise erreichen uns Abrechnungen, ohne dass zuvor Kurzarbeit angezeigt wurde. Da können wir dann keine Abrechnung vornehmen. Ansonsten gilt: je früher und je vollständiger uns die eingereichten Unterlagen vorliegen, umso schneller können wir die Abrechnung zuordnen, prüfen und die Auszahlung vornehmen.

Wie sehen die Unterlagen für die Erstattung des Kurzarbeitergeldes konkret aus?

Wieczorek: Für die Erstattung des Kurzarbeitergeldes benötigen wir grundsätzlich zwei Unterlagen: einen Antrag auf Kurzarbeitergeld und eine Abrechnungsliste. Über 90 Prozent der Betriebe bzw. deren Steuerberater nutzen hierfür eine Lohnabrechnungssoftware. Das hat den Vorteil, dass diese automatisch den vollständigen Erstattungsantrag auf Kurzarbeitergeld mit der monatlichen Lohnabrechnung erstellt und so die Abrechnung des Kurzarbeitergeldes einfacher macht. Allerdings wird auch hier gerne vergessen, alle im Antrag gestellten Fragen zu beantworten oder diesen zu unterschreiben. Wird der Antrag über einen Steuerberater eingereicht, darf eine unterschriebene Vollmacht nicht fehlen. Ist die Stamm- oder Kug-Nummer auf allen Unterlagen eingetragen, können wir diese zügig zuordnen. Hilfreich ist auch, direkte Kontaktdaten anzugeben, um bei Unklarheiten schnell eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner erreichen zu können.

Und wenn ich keine Lohnabrechnungs-Software habe?

Wieczorek: Wer keine Lohn-Software hat oder wessen Lohn-Software den vollständigen Antrag nicht erzeugen kann, muss die Form-Vordrucke „Antrag oder Kurzantrag auf Kurzarbeit“ und die „Abrechnungsliste Kurzarbeitergeld“ nutzen, die auf unserer Internetseite zur Kurzarbeit im Download-Bereich zu finden sind. Auch hier gilt: keine Frage auslassen und Unterschrift, ggf. Vollmacht, Stamm- oder KuG-Nummer und Kontaktdaten nicht vergessen. Das vermeidet unnötige Verzögerungen und hilft uns bei der zügigen Erstattung des verauslagten Kurzarbeitergeldes.

Wie kann ich als Betrieb die Unterlagen einreichen?

Wieczorek: Unterlagen können bei uns grundsätzlich per Post, als Scan per eMail oder über unseren eService eingereicht werden. Mit unserem eService unter www.arbeitsagentur.de/eServices kann die Anzeige oder die Abrechnung der Kurzarbeit online vorgenommen erfolgen. Damit ist eine deutlich schnellere Bearbeitung möglich. Wer seine Zugangsdaten nicht kennt, kann diese über die kostenfreie Service-Hotline 0800 4 5555 20 bei unserem Arbeitgeber-Service erhalten. Eine Neu-Registrierung im eService ist in der Regel nicht notwendig, da für alle Unternehmen, die über eine Betriebsnummer verfügen, bereits ein Datensatz angelegt ist. Ganz neu gibt es jetzt eine App, mit der Unterlagen zum Kurzarbeitergeld mit dem Smartphone eingescannt oder hochgeladen und dann gleich an die jeweils zuständige Agentur für Arbeit versandt werden können. Die App heißt „Kurzarbeit: Dokumente einfach versenden“ und findet sich zum kostenlosen Download in den App-Stores von Google und Apple.

Wie lange brauchen ihre Mitarbeiter, um Anträge zu bearbeiten und das Kurzarbeitergeld zu überweisen?

Wieczorek: Im Regelfall sichert die Bundesagentur für Arbeit zu, die Abrechnungen binnen 15 Tagen zu bearbeiten und anzuweisen. Derzeit geht es, wenn alle Unterlagen vorliegen, schneller. Wir tun alles dafür, die vielen noch zu erwartenden Abrechnungen weiterhin zeitnah abzuarbeiten und das Kurzarbeitergeld auszuzahlen.

Und wenn ich doch mal eine Frage habe…?

Wieczorek: Bei Fragen zum Thema Kurzarbeit stehen sind die Kolleginnen und Kollegen aus unserem Arbeitgeber-Service natürlich gerne zur Verfügung. Unternehmen können sie unter den ihnen bekannten Durchwahl-Nummern oder der kostenlosen Service-Nummer 0800 4 5555 20 erreichen.